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分工及机构设置

(一)综合科职责范围

1.负责学校及学校办公室印信、事业单位法人证书、组织机构代码证以及介绍信等管理工作,负责校内单位刻制公章的审核及备案工作,负责学校事业单位法人证年检工作;

2.协助做好学校办公室日常考勤、年度考核、岗位评聘、人员调转、新进人员(包括挂职、借调人员)培训等工作,负责在职人员、聘用人员的薪酬、劳务支出工作;

3.负责会议室的使用和管理,校内相关会议、活动的综合协调和会务工作;

4.负责学校办公室制度化、规范化建设工作;

5.负责学校收发室的管理工作,负责学校领导和学校办公室报刊订阅和发放工作;

6.负责学校节假日、寒暑假等放假安排;

7.负责学校标识类无形资产的监督管理工作;

8.完成领导交办的其他工作。

(二)信息科职责范围

1.负责学校网站有关内容、学校办公室网站的更新和完善等工作;

2.负责学校信息公开工作,督促指导各单位信息公开工作,负责学校信息公开网站的建设、维护、更新和完善,负责学校年度信息公开报告的撰写;

3.负责信息报送和信息调研工作,及时、全面、准确搜集、调研、编撰学校各方面信息,并向有关部门报送,为上级机关和领导同志了解情况、科学决策和指导工作提供参考和依据;

4.负责组织学校各单位编写上报大事记,负责编写学校大事记;

5.负责向上级及有关单位编写报送各类年鉴材料;

6.负责协同办公平台(OA系统)建设、维护、培训等工作,负责学校各项数据的统计工作,负责制作学校中层干部通讯录、学校办公电话号码表;

7.完成领导交办的其他工作。

(三)信访与督办科职责范围

1.负责学校信访日常事务工作,接待、处理师生群众来访、来信、来电,对有关问题做好督促检查,并及时反馈和回复;

2.负责校领导信箱日常维护,处理来信,并及时反馈和答复,负责校领导接待日相关组织安排工作;

3.负责黑龙江省网上信访信息系统和教育信访业务综合管理平台的日常维护,及时查看处理来信,并做好反馈和答复;

4.负责督办学校重大决策、重要工作部署及学校党委常委会、校长办公会等重要会议、重要文件的贯彻落实情况;

5.负责督办校领导批示、交办事项的贯彻落实;

6.负责督办事项的立项、通知、催办、联系办结和归档等工作,及时向领导报告、反馈督办事项的办理情况;

7.负责其他需要督办的重要事项;

8.完成领导交办的其他工作。

(四)机要保密科职责范围

1.负责学校涉密文件的收文、登记、传阅、归档、销毁等工作;

2.负责教育部、黑龙江省政府和省教育厅公文系统的收文及日常维护工作,负责校外来文及与学校办公室工作相关的公文流转和归档工作;

3.负责学校机要文件、档案等接收、传递工作;

4.负责学校机要车辆的日常使用、维护等工作;

5.负责学校保密工作的检查、宣传和保密委员会办公室的日常工作;

6.完成领导交办的其他工作。

(五)行政科职责范围

1.负责全校性重要会议、大型活动组织、落实和条件保障服务工作;

2.负责学校办公室对外沟通联络、协调工作,上级单位与外来单位的考察、调研等接待工作;

3.负责统筹、协调学校领导公务活动日程安排以及学校领导市内出行、外埠出差等后勤保障工作,负责学校领导公务用车、学校通勤车管理和调度工作;

4.负责学校领导、学校办公室综合性事务工作和日常服务保障工作;

5.配合主任做好学校办公室财务工作,编制办公室年度预算、决算,合理安排办公室各项财务开支及报销工作;

6.负责学校领导、学校办公室的办公用品、设备、家具等固定资产及办公用房的管理、维护和更新;

7.负责学校总值班工作,协调应对紧急突发事件;

8.完成领导交办的其他工作。

(六)党务秘书科职责范围

1.负责学校党委公文的起草、审核、印发和归档工作;

2.负责党委全委会、党委常委会等党委会议的会务工作,包括议题的征集、会议通知、会议室安排、材料印发和会议纪要的发放等;

3.协助领导落实学校党委有关工作,具体负责与学校党委各部门、基层党委(直属党支部)及有关单位的联系和沟通;

4.负责学校党委重要材料和学校领导重要材料等撰写工作;

5.协助校领导,配合相关部门开展学校维护稳定相关工作;

6.协调、组织党委各部门落实学校党委布置的相关工作任务;

7.负责学校党务工作重要资料的保管和归档;

8.负责完成领导交办的其他工作。

(七)行政秘书科职责范围

1.负责学校行政公文的起草、审核、印发和归档工作;

2.负责校长办公会的会务和记录工作,包括议题的征集、会议通知、会议室安排、材料印发和会议纪要的发放等;

3.负责上级领导来校考察指导、兄弟院校调研、合作协议签署等重要行政会议的记录和纪要工作;

4.协助领导落实学校行政有关工作,具体负责与学校行政各部门、基层单位的联系和沟通;

5.负责学校行政重要材料和学校领导重要材料等撰写工作;

6.负责学校行政工作重要资料的保管和归档;

7.完成领导交办的其他工作。

(八)档案管理科职责范围

1.负责规划、落实档案工作整体发展目标,制订、落实年度工作计划、综合档案业务规范;

2.负责完善档案工作各项规章制度,监督、检查落实情况,进行考核、评议、总结等工作;

3.负责组织做好每年的档案执法检查工作,及现行文件报送工作;

4.负责对全校档案实行集中统一管理,收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、统计全校各类档案及有关资料;

5.负责开展档案信息化工作,监督、检查、指导全校电子档案收集、整理及保管利用工作;

6.负责各大类档案信息的查询利用服务工作,负责对破损档案的修复工作,负责对过期档案的鉴定、销毁工作;

7.负责档案库房的管理,做好“八防”工作及日常消防管理工作,消除库房安全隐患,确保档案安全;

8.负责做好档案宣传工作、档案资源建设的征集及收集工作;

9.完成领导交办的其他工作。

(九)档案编研科职责范围

1.负责推动落实档案数字化建设工作,协助负责具体实施信息化建设目标和任务;

2.负责校内各二级单位档案工作的业务指导与培训,对各二级单位的立卷归档工作进行监督、检查和指导;

3.负责档案工作基本情况数据汇总,做好年报统计工作,填写并报送《全国档案事业统计调查报表》,做好学校《归档范围和保管期限表》的修订工作;

4.负责档案的科学研究和开发利用工作,挖掘馆藏档案信息资源,编制、研究对学:蜕缁嵊兄匾慰技壑档幕惚嘧柿希

5.负责档案馆网站的日常运行和后台维护,并做好档案管理系统权限的控制和档案数据的安全、维护及各类档案设备管理;

6.协助做好档案宣传工作以及档案资源建设的征集及收集工作;

7.积极参加档案工作科研立项工作,撰写发表相关科研论文;

8.协助做好各大类档案的管理及利用工作;

9.完成领导交办的其他工作。

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